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La fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione e la sua conservazione

Fisco
Quando
04/01/2019
Genere
Fisco

di Claudio Signorelli

 

I Ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza, a partire dal 6 giugno 2014, non possono più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea. La stessa disposizione si applica, dal 31 marzo 2015, ai restanti enti nazionali e alle amministrazioni locali. Le Pubbliche amministrazioni non possono procedere al pagamento, neppure parziale, fino all’invio del documento in forma elettronica. L’obbligo di fatturazione in forma elettronica nei confronti delle Amministrazioni dello Stato è stato introdotto dalla Finanziaria 2008. La legge ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche destinate alle Amministrazioni dello Stato deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), sistema informatico di supporto al processo di “ricezione e successivo inoltro delle fatture elettroniche alle amministrazioni destinatarie” nonché alla “gestione dei dati in forma aggregata e dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica”. Le modalità di funzionamento dello SdI sono state definite con il decreto ministeriale 3 aprile 2013, n. 55. Gestore del Sistema d’Interscambio è l’Agenzia delle Entrate (decreto ministeriale del 7 marzo 2008), alla quale sono stati demandati i seguenti compiti: coordinamento con il sistema informatico della fiscalità, controllo della gestione tecnica del Sistema di Interscambio, vigilanza in ordine al trattamento dei dati e delle informazioni, gestione dei dati e delle informazioni che transitano attraverso il Sistema di Interscambio ed elaborazione di flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica. Inoltre, l’Agenzia, periodicamente, relaziona al ministero dell‘Economia e delle Finanze sull'andamento e l'evoluzione del sistema. Gli utenti coinvolti nel processo di fatturazione elettronica sono: gli operatori economici, cioè i fornitori di beni e servizi verso le PA, obbligati alla compilazione/trasmissione delle fatture elettroniche e all’archiviazione sostitutiva prevista dalla legge; le Pubbliche Amministrazioni, che devono effettuare una serie di operazioni collegate alla ricezione della fattura elettronica; gli intermediari (banche, Poste, altri intermediari finanziari, intermediari di filiera, commercialisti, imprese ICT), vale a dire soggetti terzi ai quali gli operatori economici possono rivolgersi per la compilazione/trasmissione della fattura elettronica e per l’archiviazione sostitutiva prevista dalla legge. L’Agenzia ha stabilito che la conservazione delle fatture elettroniche debba essere effettuata entro 15 giorni dal ricevimento o emissione, restando invariati eventuali obblighi di registrazione.

La legge afferma che la conservazione deve avvenire nella medesima forma con cui è stata trasmessa la fattura elettronica. Nel caso in cui quest’ultima sia spedita in formato cartaceo allora può essere conservata nello stesso formato. Resta l’obbligo di utilizzare sempre la stessa modalità di conservazione per tutti i documenti della medesima categoria, obbligo valido sia per il mittente che per il destinatario. Anche la fattura elettronica può essere inserita nei registri informatici entro sessanta giorni dall’effettuazione dell’operazione, ovviamente restando la ricomprensione delle fatture stesse nella liquidazione relativa alla data di effettuazione dell’operazione. Anche le fatture elettroniche di acquisto possono essere memorizzate su supporto informatico. In tal caso, non essendo possibile apporre il numero progressivo di registrazione sulle singole fatture ricevute, stante l’immodificabilità del documento elettronico, l’esigenza di individuare con facilità la fattura elettronica dovrà trovare necessaria soluzione nell’ambito del sistema di contabilità, attraverso l’associazione informatica della fattura ai dati annotati nell’apposito registro IVA. Naturalmente, sia con riguardo alle fatture di vendita che a quelle di acquisto, la registrazione operata mediante memorizzazione informatica, deve rispettare le disposizioni dell’articolo 25, del D.P.R. n. 633 del 1972, in base al quale dalla registrazione devono risultare la data della fattura, il numero progressivo, la ditta, denominazione o ragione sociale del cedente o del prestatore (o il nome e cognome se non si tratta di imprese, società o enti), l’ammontare imponibile e l’ammontare dell’imposta.

Claudio Signorelli